4 adviezen voor succesvolle werving

Hier met die griffier

Blog door Marijke van de Plasse en Evert Jan Kruijswijk Janssen (Evert Jan werkt inmiddels als gemeentesecretaris bij de gemeente Culemborg)

Elke gemeente, elke raad haalt graag de beste griffier in huis. Maar er is iets wat wringt. Juist door de lat hoog te leggen, komen in de huidige arbeidsmarkt veel gemeenten van een koude kermis thuis. En dat wordt eerder meer dan minder. Ook wij zien hoe het resultaat van wervingstrajecten voor griffiers onder druk staat. Ook wij merken dat een andere aanpak nodig is om onze opdrachtgevers met succes te ondersteunen bij hun wervingsvraag. Dus wat te doen?

Hoe het begon

Een teleurstelling kan soms verfrissend zijn. Dat was in elk geval mijn ervaring toen we afgelopen najaar zagen hoe verschillende wervingstrajecten van griffiers spaak liepen. Vanzelfsprekend willen wij in onze rol van adviseur niets liever dan de ideale match realiseren. Feit is dat het aanbod zienderogen verslechtert en dat er eenvoudigweg steeds minder kandidaten zijn die een-op-een passen bij wat gemeenten – bij voorkeur – zoeken.

Pakken we de cijfers er even bij, dan maakt dat het beeld compleet. Er verschenen de afgelopen maanden tientallen openstaande vacatures voor (plv.) griffiers. Gemiddeld genomen duurt het zo’n 2 tot 3 maanden voordat een vacature wordt ingevuld. Geen rooskleurig beeld en er is dus duidelijk wat aan de hand.  

Aannames en routines onder de loep

Vaststellen dat er een probleem is, is één ding. Ik ga een stap verder door de vraag te helpen beantwoorden hoe je als gemeente het rendement en het resultaat van de werving vergroot. Dat doe ik aan de hand van vier praktische adviezen:  

  • 1

    Zet in op verdiepende beeldvorming

    Is eenmaal het besluit genomen om een sollicitatieprocedure voor een nieuwe griffier op te starten, dan is er behoefte om tempo te maken. Dat geldt zeker als er sprake is van tijdelijke inhuur. De kosten lopen immers op en het wordt dan ook hoog tijd voor duurzame vervanging. Het is verleidelijk om het profiel voor de nieuw te werven raadsgriffier vrij vlot op te stellen. Maar het betrekkelijke voordeel van de tijdwinst die dit oplevert staat helaas niet in verhouding tot de nadelen. Het is geen zeldzaamheid dat pas in een tweede ronde van gesprekken blijkt waar het werkelijk om te doen is. In het profiel lag dan bijvoorbeeld de focus bij een griffier die op tactisch niveau de raad ondersteunt, terwijl in de gesprekken met kandidaten blijkt dat er behoefte is aan een strategische sparringpartner. Dit is het soort weeffouten waardoor de teleurstelling in het proces zit ingebakken. Zorg daarom liever dat de oriëntatiefase daadwerkelijk een oriëntatie is rondom de vraag: Wat zoeken we nou echt?
  • 2

    Roep hulp in van buiten

    Een goede intake maakt een groot verschil. Schakel hiervoor een extern adviseur in en gun die de tijd om goed uit te vragen waar de behoefte ligt. Voor welke opgave(n) staat de gemeente? Hoe is de samenstelling van de driehoek? Wat betekent dat voor de rolinvulling en communicatiestijl die van een griffier wordt verwacht? Pols behalve de werkgeverscommissie in de raad ook de gemeentesecretaris. Uiteraard kost dat tijd, maar het levert later in het proces zonder meer tijdwinst op. Durf dus zowel de intake als het opstellen van het profiel uit handen te geven. Een externe partij signaleert eerder waar eventueel blinde vlekken zitten en kan een spiegel voorhouden. Dit draagt bij aan een goede onderbouwing en een gedeeld beeld van de griffier die bij de gemeente past. Ook heel belangrijk: een gespecialiseerd bureau kent de kanalen om te zorgen dat op een vacature voldoende en passende (!) respons komt.
  • 3

    Relativeer de hang naar zekerheid

    Gemeenten – óók kleinere en middelgrote – hebben de neiging op zoek te gaan naar een griffier met bakken aan ervaring. Want, is de redenering, als we iemand aannemen die al in een paar keukens heeft gekeken, iemand die een eigen visie op het griffierswerk heeft ontwikkeld, dan weten we tenminste dat we goed zitten. Het behoeft geen uitleg dat zo’n kandidaat intern ook makkelijker te verkopen is aan de diverse stakeholders. Toch is het aan te raden om die hang naar zekerheid te relativeren. Ervaring heeft om te beginnen een prijskaartje. Los nog van de kosten: het kan goed zijn dat de gemeente toe is aan een griffier die vooral hoog scoort op vindingrijkheid en enthousiasme. De interim-markt laat wat dat betreft een interessante dynamiek zien. Vanuit het idee dat iemand tijdelijk komt, is de bereidheid bij gemeenten aanmerkelijk groter om een talent een kans te geven. Kies je inderdaad voor die jongere kandidaat, stel dan samen een ontwikkelplan op. Het is een buitenkans om daarbij persoonlijke doelen aan te laten sluiten bij de vraag hoe je ook als griffie een volgende stap wilt maken.
  • 4

    Zoek een collega voor de gemeente

    Het spreekt voor zich dat het werk van een griffier specifieke kennis vraagt en, niet te vergeten, inzicht in het politiek-bestuurlijke proces. Dat is geen reden om de functie van griffier als eindstation te zien. Elke kennismaking krijgt een extra dimensie als je breder kijkt naar hoe een kandidaat zich als nieuwe collega bij de gemeente kan en wil ontwikkelen. Andersom is die benadering net zo goed interessant. Die goede beleidsadviseur weet bijvoorbeeld ook van dichtbij hoe het proces werkt en wat erbij komt kijken voordat een voorstel naar de raad kan. Misschien is hij of zij een potentiële griffier en is het hoog tijd voor een goed gesprek…!? Breder kijken levert op andere terreinen net zo goed wat op. De arbeidsvoorwaarden van gemeenten zijn dik in orde, maar ze zijn toch ook redelijk inwisselbaar met veel andere organisaties. Wil je voor sollicitanten het verschil maken, denk dan onder meer aan de mogelijkheid om hybride te werken, en benoem expliciet de ontwikkelmogelijkheden. Al deze aspecten helpen mee om geschikte kandidaten voor een baan bij de gemeente te interesseren.

Het kan anders

Ga je bij de zoektocht naar een nieuwe griffier voor het schaap met de vijf poten? Dan vis je in de huidige markt achter het net. Dat geldt voor gemeenten net zo goed als voor externe bureaus die bij de bemiddeling ondersteunen. Hoeveel ervaring je ook hebt met plaatsing en begeleiding; een garantie op succes is steeds moeilijker te geven. Die realiteit stelt voor uitdagingen. Gelukkig zijn er do’s en don’ts waarmee je de slagingskans flink vergroot. Het is dan wel nodig om door een andere bril naar de werving te kijken. Wie die bereidheid heeft, die kan naar mijn stellige overtuiging weer meer grip krijgen op de kwaliteit van de eigen griffie.

Wilt u eens sparren met ons over de goede invulling van vacatures in een krappe arbeidsmarkt? Neem gerust contact op!

Marijke van de Plasse

Marijke van de Plasse

Manager