Is jouw gemeenteraad al vergaderFIT?
We vergaderen wat af in de lokale democratie. Maar niet al die vergaderingen zijn naar wens. Soms ontbreekt het aan effectiviteit. Of aan debat. Goed om af en toe eens bij stil te staan: is ons vergadermodel wel (een goede) FIT? In de gemeenten Utrecht, Amersfoort en Maashorst namen wij het vergadermodel onder de loep.
De werkdruk verlichten in Utrecht
De gemeenteraad van Utrecht heeft in 2023 voor het eerst de ervaren werkdruk onder raadsleden laten onderzoeken. Hieruit bleek dat een substantieel deel van de raadsleden de werkdruk als te hoog ervaart. Met het oog op de volgende raadsperiode vanaf 2026 én om de resterende tijd binnen de huidige periode zo goed mogelijk in te richten, was er behoefte aan een effectieve werkwijze mét een aanvaardbare werkdruk. Raadslid Marijn de Pagter en Necker analyseerden de werkwijze van de gemeenteraad, de ervaren werkdruk en de factoren die daaraan bijdragen. We betrokken daarbij de ervaren werkdruk, tijdsbesteding, energiebronnen, taakeisen en cultuur- en structuuraspecten. Dat leidde tot de volgende oplossingsrichtingen:
- – Het beperken van de vergadertijd: Utrecht vergadert meer dan de andere G4-gemeenten
- – Beter prioriteren van agendapunten
- – Betere ondersteuning van beeldvormende bijeenkomsten vanuit de griffie
- – Maximeren van het aantal interrupties
- – Beter bijhouden van toezeggingen zodat moties en amendementen kunnen worden verbeterd
Wat is (een te hoge) werkdruk?
Bij een te hoge werkdruk zijn “de eisen die het werk stelt aan een werknemer niet in balans met de belastbaarheid van die werknemer”. In de context van de gemeenteraad raakt werkdruk aan balans tussen:
a) de taakvereisten van het raadslid,
b) de omgeving waarbinnen die taken worden vervuld en
c) de persoonlijke mogelijkheden van het raadslid om aan de eisen te voldoen.
Na een reflectiebijeenkomst is een advies opgesteld voor een werkdrukagenda waarmee de gemeenteraad aan de slag kan. Nadrukkelijk ook in het licht van de toekomstige ontwikkeling van de gemeenteraad. Want dat was een belangrijke motivatie voor de raad: hoe blijft dit mooie ambt aantrekkelijk voor de raadsleden die na mij komen?
FITGAP in Amersfoort
De gemeenteraad van Amersfoort hanteerde vanaf januari 2023 een nieuwe werkwijze. Er zijn commissies ingericht met vaste voorzitters én er is ingezet op betere inspraak, meer verkenning, meer debat en meer structuur. Het geheel maakt dat de raad op een andere manier is gaan werken. Een jaar na de implementatie wilde de raad de eerste balans opmaken. Necker werd gevraagd om een fitgap-analyse te doen: de oorspronkelijke behoeften en de gekozen inrichting werden getoetst aan de werking in de praktijk. Daar waar verschil bestond tussen de eisen en de praktijk, zijn oplossingen bedacht om deze beter op elkaar te laten aansluiten.
De zes belangrijke inzichten
- Onderwerpen werden in het nieuwe model flexibeler behandeld
- Er was algemene tevredenheid over het werken met vaste voorzitters
- Het werken met de commissies bevalt over het algemeen goed
- Gemeenteraad en commissies missen de regie over de agendering en opvolging van raadsinstrumenten, de lange termijnagenda wordt onvoldoende benut
- De agendadruk is onevenredig verdeeld over commissies
- Er is onvoorspelbaarheid vanuit het model voor insprekers en gasten van buiten
We adviseerden om meer onderscheid te maken tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Daar levert duidelijkere verwachtingen van de deelnemers op. Ook een mooi inzicht, was dat Amersfoort het raadwerk efficiënt heeft georganiseerd ten opzichte van andere gemeenten. Iets om vast te houden naar de toekomst, zonder uit het oog te verliezen of alles voldoende aan bod komt.
Nick Woudstra, onderzoeker bij Necker
Maashorst: een vergadermodel dat past als een jas
‘Een goed passende jas’ werd het vergadermodel van Maashorst nooit genoemd. De gemeente stond voor de uitdaging om na de fusie van Landerd en Uden een nieuwe werkwijze te vinden. Er werd op papier een vergadermodel ontworpen, maar het voelde nooit ‘eigen’. Necker ging in gesprek met de raad, deed onderzoek en ontdekte dat de grootste knelpunten konden worden opgelost met kleine aanpassingen. Meer ruimte voor beeldvorming en meer ruimte voor debat, bleken de belangrijkste oplossingsrichtingen, met een verhoging van het werk- en debatplezier in de raad tot gevolg.
Strenge handhaving van procedureafspraken stond het raadsdebat in de weg. De raad had afgesproken dat een eerste termijn in de commissie beeldvormend moest zijn, hier was alleen ruimte voor politieke vragen. In de tweede termijn konden fracties dan hun positie weergeven. Voor veel raadsleden en voorzitters werkte dit frustrerend. Het onderlinge debat werd uitgesteld of afgesteld, en er was regelmatig gedoe over weat een politieke vraag is.
Lucyenne van de Coevering, onderzoeker bij Necker
