Aan de slag
De kunst van het stellen van goede vragen
Griffiers zijn gewend om informatie te structureren en vragen scherp te stellen. Dat zijn precies de vaardigheden die je nodig hebt om AI-tools te benutten. Inmiddels is bijna iedereen bekend met de chatbots zoals ChatGPT, CoPilot, Gemini of Claude. Je kunt opdrachten geven, en deze tools voeren het voor je uit. In het geval van griffies worden deze tools bijvoorbeeld gebruikt om samen te vatten, te ondersteunen bij het opstellen van memo’s en het maken van (communicatie)planningen. Hoe goed de chatbot deze opdrachten uitvoert hangt af van hoe goed je de vraag weet te formuleren. Onzin erin… Onzin eruit.
Deze vragen heten ‘prompts,’ en er is een markt ontstaan van mensen die trainingen geven in het schrijven van de ideale prompt. Veel van deze trainingen voegen echter weinig waarde toe. Bijvoorbeeld omdat de modellen steeds veranderen, waardoor er geen perfecte prompt bestaat. Ben je nieuw in het werken met AI en zou je wel wat begeleiding willen? Ga zelf het internet op voor instructievideo’s en ga oefenen. Of volg gratis cursussen zoals: Google Prompting Essentials | Coursera
Investeer eenmalig, profiteer blijvend: aan de slag met gespecialiseerde chats
Er is ook een andere optie waarmee je kunt experimenteren. Bij de meeste tools is het namelijk mogelijk om een gespecialiseerde chat in te richten. Vooraf geef je deze chat instructies. Bijvoorbeeld: welke rol die moet aannemen, welke toon de chat moet hanteren en op aan welk format de chat zich moet houden. De chat moet zich altijd aan deze instructies houden. Zo creëer je in feite een digitale assistent die is afgestemd op de werkzaamheden van de griffie. Voor de griffie is dit waardevol: veel werkzaamheden zijn terugkerend en formatgebonden. Dat is precies het type werk waarvoor een gespecialiseerde chat het meeste oplevert.
Net als bij het inwerken van een nieuwe medewerker kost het even om de gespecialiseerde chat goed in te stellen. De eerste keer zal het tijd kosten om de chat helemaal goed in te richten, maar zodra dit lukt heb je een handige tool die routinetaken kan versnellen.
Met een Microsoftaccount kun je direct aan de slag met gespecialiseerde chats via ‘agents’ via de Copilot-omgeving. Dit werkt ook met de betaalde versies van Claude (Anthropic) en ChatGPT (OpenAI). Liever geen betaald (of Amerikaans) model? Probeer dan Le Chat van het Europese Mistral, een gratis alternatief dat eveneens de optie heeft om gespecialiseerde chats te maken.
Een voorbeeld: het opstellen van annotaties
1. Maak een agent voor het schrijven van een annotatie met de volgende instructies: “Jij bent een assistent voor gemeentelijke griffiers. Je helpt bij het opstellen van formele documenten, het samenvatten van vergaderstukken. Je voornaamste taak is het schrijven van annotaties. Hanteer daarbij altijd het standaard format. Deze is bijgevoegd als Word document. Gebruik altijd formeel Nederlands. Vraag bij onduidelijkheid door voordat je een antwoord geeft.”
2. Voeg daarnaast het standaard-format voor de annotatie en een voorbeeld toe aan de documenten. Bijvoorbeeld een annotatie waarbij altijd per raadsvoorstel de portefeuillehouder wordt genoemd, een korte samenvatting staat en het verzoek aan de raad wordt beschreven.
Let op: gebruik geen vertrouwelijke stukken.
3. Kies vervolgens een aantal raadsvoorstellen om de chat te testen. Vraag: maak een annotatie. De volgende raadsvoorstellen staan op de agenda. [voeg de betreffende voorstellen toe in Word of PDF]
4. Vaak is de eerste output nog niet optimaal. Door middel van aanpassingen en experimenteren kun je de output steeds verder bijsturen naar de gewenste kwaliteit. Het mooie aan de gespecialiseerde chats is dat je dit eenmalig kunt doen.
Let op: gebruik geen vertrouwelijke stukken
Bekijk deze video (in het Engels) voor de uitleg van de custom agent voor Mistral’s le Chat