Thema: Flexibele organisatie

Training en opleiding voor een middelgrote gemeente

Van een functie die het grootste gedeelte van de tijd achter het bureau plaatsvond, is het werk voor de afdeling Strategie & Bestuur en het Projectmanamentbureau veranderd naar een rol die volop contact heeft met de samenleving. Adviseurs van deze middelgrote gemeente werken niet meer voor maar samen met allerlei meer of minder georganiseerde groepen uit de samenleving. De kunst is om hierin alle belangen zo te erkennen, dat beslissingen zoveel mogelijk gedragen worden. Voor strategisch adviseurs geldt daarnaast dat ze meer domeinonafhankelijk moeten gaan adviseren. Zowel voor meer naar buiten opererende adviseurs als adviseurs van het bestuur, wordt het steeds belangrijker om om te kunnen gaan met de ‘onderstroom’; de meer verborgen belangen en gevoelens die bij de verschillende groeperingen spelen. Speciaal voor deze groep hebben wij een ontwikkeltraject uitgevoerd dat er in alles op gericht is de samenwerking met de samenleving proactief op te zoeken én de verschillende belangen tussen partijen te verbinden naar een gemeenschappelijk doel vanuit een regievoerende rol.

Na een gezamenlijke aftrap hebben we eerst alle deelnemers aan het ontwikkeltraject uitgenodigd een kort assessment te doen. De resultaten gebruikten zij om hun persoonlijk leerplan te maken. De leerplannen deelden zij met elkaar, zodat iedereen van elkaar wist waar zij elkaar vanuit ieders eigen kwaliteiten en expertise in konden ondersteunen. Vervolgens hebben we verschillende trainingen en workshops georganiseerd over thema’s die aansloten op hun ontwikkelbehoefte. In het algemene gedeelte kwamen de thema’s aan bod waar iedere adviseur mee te maken heeft: (h)erkennen van belangen, uitoefenen van invloed, overbrengen van beslissingen, brengen van slecht nieuws en omgaan met weerstand en emoties in groepen. Voor elk van deze thema’s organiseerden we een interactieve trainingsdag met onder meer gaming en acteurs. Door eigen praktijksituaties veelvuldig in de opdrachten te verweven, creëerden we een herkenbare koppeling naar de praktijk. Daarnaast organiseerden we workshops, waarin we dieper ingingen op thema’s als persoonlijke effectiviteit, omgaan met eigen emoties, en procesmanagement. Een klein aantal deelnemers was voldoende vaardig, maar stagneerde om andere redenen in het leren. Voor hen boden we individuele coachsessies, zodat ook zij mee konden met het ontwikkeltempo van de groep. Tenslotte verdeelden we de groep in drie intervisiegroepen. In deze groepen werden verschillende ervaringen via gestructureerde intervisie besproken. De functies in deze groepen waren zo veel mogelijk gemixt, zodat er optimaal en buiten bestaande kaders van elkaar geleerd kon worden en naar nieuwe oplossingen gezocht kon worden. We sloten het traject af met een kick out, waarin iedere deelnemer vertelde over zijn/haar leerproces.

Alle activiteiten ondersteunden we met ons digitale leerportaal, waartoe iedere deelnemer met een een persoonlijke code toegang kreeg. Het digitale leerportaal beschikt tevens over een forum, waar deelnemers dankbaar gebruik van maakten om ook onderling over hun ontwikkeling te kunnen communiceren.

Op basis van de eindevaluatie hebben we geconstateerd dat deelnemers meer stijlflexibel gedrag laten zien en vaardiger zijn in het beïnvloeden, vanuit een gedeelde visie en met veel lagere drempel tot samen leren en samen werken.

Volgend project: Aan de slag met de organisatiecultuur Of lees meer over Flexibele organisatie projecten of het thema