Thema: Fitte griffie

Onderzoek digitale beraadslaging en besluitvorming

Samen met de Vereniging van Griffiers hebben we onderzoek gedaan onder griffiers naar hoe ver men is met de voorbereidingen voor digitale besluitvorming. Als straks de Spoedwet van kracht wordt, zijn we er dan ook klaar voor?

Gemeenteraden en griffies staan in tijden van ‘social distancing’ voor een grote opgave. Een spoedwet is in de maak om ervoor te zorgen dat gemeenteraden en Provinciale Staten op een digitale manier mogen beraadslagen en besluiten. Maar het overgrote deel van de griffiers (75%) is nog op zoek naar een oplossing om digitale beraadslaging van besluitvorming mogelijk te maken. Bovendien zien zij, ook als de technische mogelijkheden er zijn, diverse uitdagingen ontstaan. Dat blijkt uit een onderzoek dat Necker van Naem in samenwerking met de Vereniging van Griffiers uitvoerde onder 80% van de griffiers.

Snelle voortgang van politieke besluitvorming

Uit het onderzoek blijkt dat de raden en griffies in Nederland voor een grote opgave staan om te borgen dat de politieke besluitvorming in deze tijden van 'social distancing' doorgang kan vinden. De griffiers zijn ervan doordrongen dat, na een periode waarin 70% van de vergaderingen is uitgesteld, nu op een digitale oplossing overgegaan moet worden. Verdere vertraging van de besluitvorming zou grote maatschappelijke en economische effecten hebben. De inrichting van digitale systemen en processen die digitale besluitvorming faciliteren, dient dan ook in een zeer hoog tempo te geschieden. Hoewel veel griffies een start hebben gemaakt met de oriëntatie op mogelijke oplossingen, zien zij diverse knelpunten en hebben zij een grote behoefte aan zowel ondersteuning als informatie.

Dat zit hem niet alleen in de ontwikkeling van een tool, maar ook in gebrek aan technische kennis, behandeling van complexe onderwerpen en wijze van inspraak. Daaruit volgt een behoefte aan praktische handleidingen en spelregels (67%), ondersteuning voor de griffie (57%) en online training voor raadsleden (52%).

Presentatie1

Centrale aanpak voor passende oplossingen

Het onderzoek laat verder zien dat griffiers in grote mate dezelfde knelpunten verwachten. Dat zegt iets over de schaal en omvang van de uitdagingen waar griffies en raden in deze tijden mee te maken krijgen, maar het betekent ook dat zij van elkaar kunnen leren en veelal van hetzelfde type oplossingen gebruik kunnen maken. Om dat te kunnen bereiken, zijn de Vereniging van Griffiers, het programma Democratie in Actie en Necker van Naem voornemens de krachten te bundelen. Er wordt gewerkt aan een concreet aanbod om oplossingen aan te reiken op die knelpunten die griffiers verwachten tegen te komen. Dit alles met als doel om bij te dragen aan een spoedige voortgang van de politieke besluitvorming van gemeenten en provincies.

De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek:

Inhaalslag na uitgestelde vergaderingen

Sinds medio maart is 70% van de vergaderingen uitgesteld. Gegeven de duur van de maatregelen om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, is voor gemeenten snelheid geboden om te komen tot een werkbare digitale oplossing. Bovendien zullen de tot dan toe uitgestelde beraadslagingen en besluiten op een later moment moeten worden ingehaald. Dit gaat een inhaalslag vragen van de griffies, gemeenteraden en Provinciale Staten.

Meeste griffies in de oriëntatiefase

De meerderheid van de griffies, te weten 75%, is op zoek naar een digitale oplossing. De meeste griffiers (61%) zoeken daarbij naar een oplossing die zowel zit op vergaderen als op stemmen. Slechts één op de vijf griffiers (21%) heeft al een beeld bij een digitale oplossing. 79% is net gestart met de oriëntatie of moet daar nog aan beginnen. 

Snelle ingebruikname digitale tool

Ruim een derde van de griffiers ziet bestaande mogelijkheden voor videoconferencing als een mogelijke oplossing voor digitaal vergaderen. 30% overweegt een oplossing in het bestaande raadsinformatiesysteem. De griffiers ervaren dat snelheid voor de ingebruikname van een digitale tool geboden is: 50% geeft aan dat deze binnen 1 of 2 weken operationeel dient te zijn. 25% gaat uit van een periode van 3 weken.

Meer informatie is wenselijk

De informatiebehoefte omtrent mogelijkheden voor digitale beraadslaging en besluitvorming is groot. Slechts 7% van de bevraagde griffiers geeft aan géén aanvullende informatie nodig te hebben om een digitale tool voor raads-/Statenvergaderingen toe te kunnen passen. Bij het grootste deel van de griffiers zit de informatiebehoefte bij de wijze waarop een digitale oplossing laagdrempelig voor gebruikers kan worden toegepast. Ook informatie over livestreams op de gebruikelijke wijze, praktische toepasbaarheid voor de voorzitter, veiligheid en/of betrouwbaarheid, technische mogelijkheden binnen hun raads-/Stateninformatiesysteem en inspreekmogelijkheden zijn gewenst.

Diverse knelpunten

1 op de 3 griffiers verwacht dat er binnen de griffie/gemeente/provincie niet voldoende technische kennis aanwezig is voor toepassing van een digitale tool. De eigen technische kennis is echter niet het belangrijkste knelpunt dat griffiers signaleren. De technische kennis van raads-/Statenleden en andere gebruikers wordt door 51% als een knelpunt gezien. Andere veelgenoemde knelpunten zijn de behandeling van complexe onderwerpen (37%), de wijze van inspraak (37%) en te verwachten kinderziekten bij de eerste vergaderingen (31%).

Grote ondersteuningsbehoefte griffies

Om een digitale tool voor raads-/Statenvergaderingen binnen zijn of haar gemeente/provincie toe te kunnen passen, bestaat er bij griffiers op veel vlakken een ondersteuningsbehoefte. Slechts 6% van de griffiers zegt geen enkele vorm van ondersteuning nodig te hebben. Griffies hebben de grootste behoefte aan praktische handleidingen en spelregels (67%), technische ondersteuning voor de griffie (helpdesk om op terug te vallen) (57%) en een webinar/online training voor raadsleden (52%). 

Raden nog niet toegerust op digitale burgerparticipatie

Bijna de helft van de griffiers geeft aan dat geplande fysieke bijeenkomsten met inwoners die nu geannuleerd zijn, op een later moment opnieuw ingepland zullen worden. 42% geeft aan dit per casus te zullen bekijken. 16% zegt besloten te hebben deze bijeenkomsten te gaan vervangen door online opties. 58% van de griffiers is het echter (helemaal) oneens met de stelling dat de gemeenteraad goed is toegerust om burgerparticipatie online te laten verlopen. Slechts 7% geeft aan dat zijn gemeenteraad wél goed is toegerust om burgerparticipatie online te laten verlopen.

Lees hier het gehele rapport.

Dit onderzoek is uitgevoerd middels een digitale vragenlijst. In totaal hebben 290 griffiers de vragenlijst ingevuld (80% van het totaal aantal griffiers). Het betreft 281 raadsgriffiers en 9 Statengriffiers.

Volgend project: Een onderscheidende profielschets, samen met inwoners Krimpenerwaard Of lees meer over Fitte griffie projecten of het thema