Thema: Integere overheid

Effectief rekenkameronderzoek onder de nieuwe wet: 5 tips!

Eindelijk is het ervan gekomen, de Wet versterking decentrale rekenkamers is 27 september 2022 afgehamerd in de Eerste Kamer. Rekenkamers hebben vanaf dan een jaar de tijd om de nodige aanpassingen te maken. Bijvoorbeeld door over te stappen op een nieuw model en een klankbordgroep van raadsleden in te richten. Ook kan de rekenkamer gebruik maken van haar uitgebreide bevoegdheden; onderzoek naar contractrelaties en privaatrechtelijke rechtspersonen waarbinnen overheden samenwerken.

Maar hoe zorgt de decentrale rekenkamer ervoor dat de versterking op papier ook daadwerkelijk een versterking wordt? Met collega Robert Klaassen train en adviseer ik rekenkamers en samen voerden we vele rekenkameronderzoeken uit. We delen graag 5 tips om een effectieve decentrale rekenkamer te zijn.

Tip 1: I think this is the beginning of a beautiful friendship

De rekenkamer is een krachtig onderzoeksinstrument. Voor de raad (PS en AB) in de eerste instantie, maar ook voor college en organisatie is het van waarde. Voorwaarde is wel dat de rekenkamer de positie heeft om haar boodschap te laten landen. En positie heb je niet per definitie, daar moet – zoals aan elke relatie – aan worden gewerkt. De inwerkingtreding van de wet is een uitgelezen kans om nieuwe afspraken te maken over het onderhouden van de relatie. Met het instellen van een klankbordgroep uit de raad, kan direct een jaarcyclus worden ingericht. Wanneer treffen raad en rekenkamer elkaar? Denk ook na over een jaarlijks gesprek tussen voorzitter/directeur van de rekenkamer met de driehoek. Het is belangrijk om meerdere malen per jaar ruimte te maken om elkaar te treffen, om te praten over onderlinge wensen ten aanzien van onderzoek, communicatie, werkwijze en resultaten. Het vergroot de zichtbaarheid, voegt diepgang toe aan het instrument en verstevigt daarmee de positie van de rekenkamer.

Tip 2: betrek de raad serieus bij de onderwerpselectie

Het klinkt zo logisch, maar het gebeurt nog onvoldoende. Het betrekken van de raad bij een onderwerpselectie beperkt zich vaak tot informeren en/of digitaal om een reactie op een shortlist vragen. Hier komt weinig interactie tussen raad en rekenkamer bij kijken en dat is zonde. Onze ervaring is dat wanneer die interactie er wel is, het onderzoek meer relevantie zal hebben voor de raad. In het najaar kan de rekenkamer in gesprek treden met de raad over mogelijke onderwerpen voor het nieuwe onderzoeksprogramma. De rekenkamer doet het voorwerk, wat alsnog uit een digitale consultatie en het opstellen van een shortlist kan bestaan. Vervolgens wordt het gesprek gevoerd over de verschillende onderwerpen, kunnen de fracties hun wensen en bedenkingen uiten, input leveren voor invalshoeken, meegeven wat de stand van zaken is op de onderwerpen, prioriteren en meedenken over de centrale vraagstelling. Uiteraard ligt de uiteindelijke beslissing bij de rekenkamer, daarin is zij tenslotte onafhankelijk.

Tip 3: er bestaan geen domme vragen, of: hoe de rekenkamer onafhankelijk en toch betrokken is

Een gezonde spanning tussen de onafhankelijke positie van de rekenkamer en de nabijheid bij de raad zal er altijd zijn. Dat geldt ook voor de relatie tussen rekenkamer enerzijds en college en organisatie anderzijds. De kunst is om eigenstandige beslissingen over het onderzoeksprogramma te maken mét kennis van de behoeften en bedenkingen van raad, college en organisatie (verdieping op tips 1 en 2). Regelmatig uitvragen bij deze gremia hoort wat ons betreft ook bij het werk van de rekenkamer, om effectief te kunnen zijn. Bijvoorbeeld aan welk type onderzoek of rapportagevorm een raad behoefte heeft (kort maar krachtig, of dik onderbouwd?), waar de organisatie mee geholpen is (vliegwiel van onderwerpen, verrijken van perspectief) of wat het college zelf van plan is (voorkomen van dubbel werk, uitvragen stand van zaken). Het is zomaar een greep van vragen die een rekenkamer kan stellen, om vervolgens zelf invulling te geven aan haar onderzoek.

Tip 4: samen staan we sterker

Onderzoek doen naar samenwerkingsverbanden is niet nieuw. Rekenkamers proberen gemeenteraden al jaren te ondersteunen in hun controlerende (en ook kaderstellende) taak als het gaat om verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen. De wereld om ons heen wordt steeds complexer en er wordt steeds meer in grotere verbanden dan het lokale georganiseerd. Hier zijn de bevoegdheden van de rekenkamer dan ook op aangepast. Hoe vlieg je vervolgens een onderzoek aan naar, bijvoorbeeld, de inkoop van jeugdhulp? Dat is nog knap lastig als rekenkamer alleen. Rekenkamers van samenwerkende gemeenten kunnen ook samen onderzoek doen. Dan sta je zeker sterker. Wel is het belangrijk om eerst goed met elkaar te bepalen op welke manier zo’n onderzoek georganiseerd wordt: lokaal maatwerk of één gezamenlijke onderzoeksopzet en -rapport? Hoe werk je efficiënt samen en wie trekken het onderzoek? Hoe en met wie moet er gecommuniceerd worden? Er kan geleerd worden van de ervaring die rekenkamers hier al mee op hebben gedaan. Bel eens met één van deze rekenkamers en bereid je goed voor!

Tip 5: het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden

In de eerste tips spreken we over vormen van maatwerk – in relatie, proces en inhoud – om het rekenkamerwerk relevant te maken. Dat betekent niet dat er onderwerpen vermeden dienen te worden, die ‘alle andere rekenkamers ook al doen’. Er zijn nou eenmaal thema’s die voor alle decentrale overheden een uitdaging vormen. Denk aan huisvesting en wonen, regionale samenwerking, participatie en energievraagstukken. Wij zien dat er al veel onderzoek naar deze thema’s is gedaan, door rekenkamers en andere onderzoeksinstituten. Maak gebruik van de resultaten van eerdere onderzoeken. Verrijk het lokale perspectief met wetenschappelijke bevindingen, regionale aspecten of lessen die eerdere rekenkameronderzoeken hebben opgeleverd.

Missen we nog tips? Laat het ons weten.

Volgend artikel: P&C cyclus de rol van raad en griffie Of lees meer over Integere overheid artikelen of het thema