Thema: Fitte griffie

Van ambassade naar griffie

Wie op een griffie aan de slag gaat, moet zich snel eigen maken in een politiek-sensitieve omgeving. Dat vraagt om een scherp observatievermogen en een flexibele instelling. Een plek met bij uitstek zo’n politiek-sensitieve context is Cyprus, waar ik van september 2019 tot februari 2020 stage liep bij de Nederlandse ambassade. Deze ervaring neem ik mee naar Necker van Naem Interim, waar ik werk als interim-expert lokale democratie.

Meer dan vakantie-eiland

Cyprus is voor de meeste Nederlanders niet meer dan een mooie vakantiebestemming. Dat wordt nog eens bevestigd door een snelle zoekopdracht op Google. Wie ‘Cyprus’ intikt in de zoekbalk krijgt als suggesties ‘Cyprus vakantie’, ‘Cyprus weer’ ‘Cyprus vliegtijd’ etc. Geen enkele suggestie gaat over het conflict dat Cyprus al decennialang in zijn greep houdt en het eiland verdeelt in de Republiek Cyprus en de niet erkende ‘Turkse Republiek Noord-Cyprus (TRNC)’. Dit vraagt om wat meer uitleg.

Bufferzone

Kort na de onafhankelijkheid van Cyprus in 1960, escaleerden spanningen tussen de Grieks-Cypriotische bevolking en de grootste minderheid op Cyprus, de Turkse Cyprioten. Een vredesmacht van de Verenigde Naties moest de rust doen herstellen, maar in 1974 laaide het conflict opnieuw op en bezette Turkije het noorden van Cyprus, waar de Turks-Cypriotische bevolking massaal naartoe was getrokken. Een nieuw staakt-het-vuren bracht de rust terug maar de verdeling van het eiland was een feit. De Republiek Cyprus en het bezette noordelijke deel van Cyprus worden sindsdien gescheiden door een bufferzone die wordt bewaakt door de Verenigde Naties (VN). In 1983 verklaarde ‘Noord-Cyprus’ zichzelf onafhankelijk. De ‘Turkse Republiek Noord-Cyprus (TRNC)’ wordt nog altijd alleen door Turkije erkend.    

Nicosia: verdeelde stad

Hoewel het eiland al jaren vreedzaam is, leeft het conflict nog altijd in de dagelijkse realiteit. De bufferzone loopt bijvoorbeeld dwars door de hoofdstad Nicosia. Zo komt het dat Ledrastraat – dé winkelstraat in het oude centrum – halverwege wordt onderbroken door een Griekse en een Turkse douanepost waar voetgangers hun paspoort moeten laten zien en vervolgens de bufferzone kunnen oversteken. Wat voor buitenlandse bezoekers een betekenisloze handeling is, is voor veel Cyprioten een pijnlijke confrontatie. Sommigen van hen zijn nog nooit de bufferzone overgestoken, uit angst, omdat men geen binding voelt met de bevolking in het noorden, of uit principe: “Ik ga toch niet mijn paspoort laten zien in mijn eigen land?”

Van ambassade naar gemeentegriffie

Het Cyprusconflict ligt dus nog altijd heel gevoelig bij de bevolking van Cyprus, maar het maakte mijn stage bij de ambassade wel extra interessant. Mijn tijd in Cyprus heeft me veel opgeleverd wat ik ook in mijn werk als interim-expert lokale democratie kan toepassen. De parallel tussen ambassade en gemeentegriffie lijkt vergezocht, maar er zijn wel degelijk overeenkomsten. Werken in een politiek-sensitieve omgeving zoals Cyprus vraagt bijvoorbeeld om tact en inlevingsvermogen, zoals dat ook van de griffie wordt gevraagd. Griffie en ambassade zijn zich altijd bewust van aanwezige spanningen en zullen altijd de vraag stellen: wat is mijn rol in deze situatie, en hoe beïnvloedt mijn reactie de bestaande verhoudingen? Het betekent echter niet dat zij zich per definitie op de vlakte hoeven te houden.

Teamwerk

Op Cyprus was het niet handig om zomaar een gesprek over het Cyprusconflict aan te gaan met Cyprioten. Tegelijkertijd was het niet per se onbespreekbaar. Mijn uitgangspunt was altijd oprechte interesse in de persoon tegenover mij. Dat liet ik dan ook blijken: ik ben benieuwd naar jouw kijk, zonder daar direct een oordeel over te vellen. Als buitenstaander kon mijn mening als ongewenste bemoeienis worden ervaren maar ook juist als verfrissend.

Bij de ambassade leerde ik hoe belangrijk het is om lastige afwegingen en dilemma’s bespreekbaar te maken. Je staat er immers niet alleen voor, je bent onderdeel van een team waarbij jouw keuzes bovendien ook de rest van het team kunnen beïnvloeden. Een leerpunt was dat twijfels en onzekerheden geen teken van zwakte zijn. Door hier open over te zijn, wordt het juist makkelijker om dilemma’s inzichtelijk te maken en vervolgens een weloverwogen keuze te maken.

Neutraal maar betrokken

Ook de griffie staat soms voor dilemma’s waarbij niet direct duidelijk is in hoeverre haar mening en advies op prijs worden gesteld. Wat wordt verwacht van de griffie kan per raadslid, fractie of gemeente enorm verschillen. Het ene raadslid verwacht van de griffie dat zij actief meedenkt en ook ongevraagd advies geeft, over bijvoorbeeld de formulering van een motie of de juiste timing voor het aankaarten van een bepaald onderwerp. Een ander raadslid ziet de griffie enkel als bewaker van het proces, bijvoorbeeld door te zorgen dat de juiste stukken op het juiste moment beschikbaar zijn voor de juiste mensen. In beide gevallen is neutraliteit en oprechte betrokkenheid het belangrijkste. De griffie is er voor alle raadsleden en alle fracties ongeacht hun standpunten. Mijn persoonlijke mening is daarbij ondergeschikt aan het belang van een eerlijk en democratisch proces. Elk raadslid is democratisch gekozen en mag daarom van de griffie dezelfde ondersteuning verwachten.

Flexibiliteit

Er zijn meer overeenkomsten tussen ambassadewerk en griffiewerk. Zowel op de ambassade als op de griffie lopen de werkzaamheden enorm uiteen. De ambassade overlegt bijvoorbeeld op hoog niveau met ministeries, maar bezoekt ook Nederlandse gevangenen en regelt een laissez-passer als je paspoort op vakantie wordt gestolen. Die combinatie van inhoudelijke en praktische dienstverlening vraagt – zeker op een kleine post zoals Nicosia – om een flexibele instelling. En bij al die werkzaamheden geldt dat de ambassade zich houdt aan de regels van het gastland en zich niet zal bemoeien met nationale aangelegenheden.

Voor de griffie is het belangrijk dat helder is wat de raad wel en niet van haar verwacht. Daarbij past de griffie zich aan, aan de behoeften van de raad. De raad is immers werkgever van de griffie. Dat geeft ook een verantwoordelijkheid aan de raad, namelijk om oog te hebben voor de mogelijkheden die de griffie kan bieden als het gaat om optimale ondersteuning van het raadswerk.

Diplomatiek optreden

In mijn ogen is de belangrijkste overeenkomst tussen de griffie en ambassade hun dienstverlenende rol in een politiek-sensitieve context. Zowel de ambassademedewerker als griffiemedewerker kan zich in dat speelveld diplomatiek opstellen. Het woord ‘diplomatiek’ kan in figuurlijke zin zoiets betekenen als ‘tactvol’, maar wordt ook vaak negatief gedefinieerd als ‘omzichtig’ of ‘geslepen’. Met een ‘diplomatiek antwoord’ probeer je iedereen te vriend te houden en blijf je gemakkelijk buiten schot. Die negatieve bijklank van het woord diplomatiek is jammer omdat diplomatiek handelen juist ook op de griffie heel belangrijk kan zijn. Voor mij betekent dit niet dat je jezelf via handig optreden buiten schot plaatst, maar dat je rekening houdt met alle betrokkenen en factoren in een situatie. Door op de griffie nadrukkelijk jouw neutraliteit te bewaken, bewaak je ook het democratische proces. Gelijke rechten en gelijke behandeling zijn immers randvoorwaarden van dat democratische proces.

‘Democratie maak je’

Al met al is de stap van ambassade naar gemeentegriffie dus niet zo groot als deze op het eerste gezicht lijkt. Ook op de griffie kan ik mijn ‘diplomatieke vaardigheden’ volop inzetten. Dat betekent snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en partijen en mij altijd bewust zijn van de invloed die ik heb op mijn omgeving. Een gezonde democratie is immers geen vanzelfsprekendheid, democratie maak je.

Volgend artikel: Voorbij Public Administration en New Public Management Of lees meer over Fitte griffie artikelen of het thema