Democratie
maak je.

Experts in decentraal bestuur

Thema: Heldere verantwoording

Transparante geheimhouding

Eén van de uitgangspunten in het openbaar bestuur is openbaarheid. Dat openbaarheid als uitgangspunt van bestuur wordt gezien, wordt nog extra benadrukt in de nog aan te nemen Wet open overheid. Deze nieuwe wet die op termijn de Wob gaat vervangen, moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Overheidsorganen zijn steeds meer bezig met het openbaar maken van overheidsinformatie. Daardoor wordt ook duidelijker welke informatie ontbreekt of niet openbaar is.

Tenzij…

Informatie is openbaar tenzij er geheimhouding op is opgelegd. In de Gemeentewet is in artikel 25 (gemeenteraad), artikel 55 (college) en artikel 86 (commissie) de formele procedure rondom het opleggen van geheimhouding vastgelegd. De absolute en relatieve weigeringsgronden voor openbaarmaking van stukken zijn opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) in artikel 10. De Rekenkamer Amsterdam heeft een informatieve handreiking geschreven over geheimhouding, klik hier voor de handreiking.

 

Artikel - transparante geheimhouding
Artikel - transparante geheimhouding

Handig: download pdf van het schema

Effecten van geheimhouding

De mogelijkheid tot het opleggen van geheimhouding door college en gemeenteraad (of Provinciale Staten) dient met terughoudendheid gebruikt te worden. Geheimhouding is niet alleen een beperking van het grondwettelijke recht op vrije meningsuiting, maar beperkt raadsleden ook in hun volksvertegenwoordigende rol, omdat zij niet in een openbaar debat verantwoording kunnen afleggen aan de samenleving. Daarnaast hebben inwoners geen toegang tot geheime informatie, waardoor zij in deze gevallen geen middel hebben om het gemeentebestuur te controleren. Dit gaat ten koste van het uitgangspunt van openbaarheid.

Waarom dan wel opleggen?

Toch is het van belang dat over het opleggen van geheimhouding wordt nagedacht. Het niet of foutief opleggen van geheimhouding kan leiden tot economische of financiële schade voor de gemeente, benadeling van personen en bedrijven of het schenden van de privacy van individuen. De Wob vereist dat altijd het belang van openbaarmaking wordt afgewogen ten opzichte van bijvoorbeeld het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van een individu of het belang van vertrouwelijke bedrijfs- of fabricagegegevens. De belangenafweging op basis van artikel 10 van de Wob kan dus grote effecten hebben voor de gemeente zelf of stakeholders die met de gemeente te maken hebben.

In de praktijk

Ondanks de schadelijke gevolgen die een niet goed onderbouwde belangenafweging of foutieve toepassing van het wettelijke kader voor geheimhouding kan hebben, bestaat er in de praktijk regelmatig onduidelijkheid over het proces en de regels rondom het opleggen en bekrachtigen van geheimhouding. Hieronder een voorbeeld van een gemeente waar sterke denkbeelden over geheimhouding leven.

De mensen op de griffie, ambtenaren en gemeentesecretaris konden zich niet herinneren dat er ooit in een raadsvergadering een besluit tot opleggen of bekrachtigen van geheimhouding had plaatsgevonden. Ook het college had nog nooit officieel op stukken geheimhouding opgelegd. Waarom?

Raadsleden wantrouwden geheimhouding, ze hadden het idee dat als het college dat zou doen en de raad daarin mee zou gaan, ze dan inwoners tekort deden door ze informatie te onthouden. Daarnaast vonden ze een bekrachtigingsbesluit in een openbare vergadering gek: dan hoort iedereen dat de raad iets geheim verklaart.

Dus waren alle stukken en vergaderingen openbaar in deze gemeente? Niet echt: lastige onderwerpen of ‘vertrouwelijke’ documenten werden regelmatig buiten formele vergaderingen om besproken met de fractievoorzitters op basis van artikel 2:5 van de Algemene Wet Bestuursrecht waarin alle personen in het openbaar bestuur worden verplicht om vertrouwelijkheid in acht te nemen met betrekking tot alle kennis die zij opdoen.

Onnavolgbaar

Het lijkt makkelijk om het formeel opleggen van geheimhouding te vermijden en erop te vertrouwen dat fractievoorzitters hun mond houden. Het gevolg is dat voor niemand binnen de gemeente duidelijk is wat de status van een document of onderwerp is en een fout in een klein hoekje zit. Maar het belangrijkste effect wat deze gemeente bereikt, is dat inwoners en belanghebbenden niet kunnen nagaan welke stukken er niet in de openbaarheid verschijnen en welke belangenafweging hieraan ten grondslag ligt. Ze weten dus niet tot welke informatie ze geen toegang hebben gekregen.

Oproep tot een transparant proces

Het hanteren van heldere regels voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding en over het vergaderen achter gesloten deuren is nodig om ook over geheimhouding transparantie te bieden aan inwoners. Het openbare raadsbesluit tot het bekrachtigen of opleggen van geheimhouding of het sluiten van de deuren van een raadsvergadering met betrekking tot een bepaald onderwerp, biedt de duidelijkheid die hoort bij een transparant openbaar bestuur.

Leg daarom het proces van geheimhouding binnen college en raad vast in een protocol voor geheimhouding waarin alle stappen en voorwaarden voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding én over het vergaderen achter gesloten deuren zijn vastgelegd. Neem daarin ook op wie welke rol heeft en wie verantwoordelijk is voor welk deel van het proces. Train de belangrijkste verantwoordelijken in het proces: griffier, gemeentesecretaris, burgemeester en commissievoorzitters en ga met elkaar in gesprek als het proces niet goed loopt. Zorg daarnaast altijd voor een apart raadsbesluit waarin de geheimhouding wordt opgelegd of bekrachtigd met een verwijzing naar het artikel van de Wob waarop de belangenafweging is gebaseerd en een onderbouwing en deadline voor opheffen van de geheimhouding. De onderbouwing geeft niet prijs wat de geheime informatie betreft, maar legt wel uit wat de schadelijke gevolgen kunnen zijn als de geheime informatie (voorbarig) openbaar zou worden.

Transparantie en vertrouwen

Het gevolg van deze transparante manier van geheimhouden is dat voor alle betrokkenen en geïnteresseerden duidelijker wordt hoe de (lokale) overheid werkt en wat ze kunnen verwachten van de volksvertegenwoordigers in hun gemeente of provincie. Hopelijk kweekt dit ook meer begrip voor informatie die niet toegankelijk is en vergroten we hiermee het vertrouwen van inwoners in de overheid.

Volgend artikel: Integriteit NOC*NSF Of lees meer over Heldere verantwoording artikelen of het thema