Thema: Integere overheid

Subsidies en de schijn van belangenverstrengeling

Subsidies: op het eerste gezicht is het niet het meest spannende onderwerp, maar het oordelen over subsidies gaat over het verdelen van flink wat geld. In mijn vorige rol als raadsadviseur van de Nederlandse sportraad stond ik aan de lat voor het begeleiden van een beoordelingscommissie voor subsidies voor sportevenementen. Flinke bedragen, een kleine wereld waar veel mensen elkaar kennen… De schijn van belangenverstrengeling ligt al snel op de loer. Dit met alle afbreukrisico’s van dien. Immers, hoe integer iemand ook denkt te handelen, het kan voor de buitenwereld al snel lijken op een ons-kent-ons-situatie, waarbij de ene kennis de andere wat geld toeschuift voor een ‘leuk projectje’. Voor gemeentes die ook een pot geld hebben te verdelen, is dit niet anders. Niets belangrijker dus, dan het proces rondom subsidieverstrekking op dit gebied zo zorgvuldig mogelijk in te richten. Maar hoe doe je dit het beste?

NIEUWS  In 2020 zal door het ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de 'Handreiking screening ambtenaren' gepubliceerd worden. Net als voor de in 2019 gepubliceerde 'Handleiding basisscan integriteit voor kandidaat-bestuurders' is Necker van Naem gevraagd om de inhoud te verzorgen.

Wat is (de schijn van) belangenverstrengeling?

Om in kaart te brengen hoe je de schijn van belangenverstrengeling bij subsidieverstrekking voorkomt, is het allereerst belangrijk om te weten wat het inhoudt. Daadwerkelijke belangenverstrengeling is een situatie waarbij iemand directe betrokkenheid heeft bij de subsidie waar hij over moet oordelen. (Beslissen over subsidieverstrekking aan de plaatselijke voetbalclub waar je zelf voorzitter bent.) De schijn van belangenverstrengeling is een bijzondere integriteitskwestie die hiervan is afgeleid. Hiervan is sprake als de vraag ontstaat of iemand nog wel onbevangen tegenover de subsidie staat waarover hij of zij moet oordelen. Het zal vaak gaan om een (ogenschijnlijk) indirect belang. Hierbij kan je denken aan een collega binnen je bedrijf die werkt aan een klus waar jij niet bij betrokken bent, maar waar je als raadslid vervolgens over moet oordelen bij een subsidieaanvraag, of het doen van bepaalde uitlatingen op sociale media over een evenement waar later een subsidieaanvraag voor binnenkomt.

Nu we een beeld hebben van de schijn van belangenverstrengeling, is de belangrijkste vervolgvraag: hoe bescherm je je collega’s en je organisatie tegen het afbreukrisico van de schijn van belangenverstrengeling? En in hoeverre moet en kan je dit helemaal uitsluiten?

Praten, praten, praten

Bewustwording is de belangrijkste eerste stap. Mensen zijn zich vaak niet voldoende bewust van wat de schijn van belangenverstrengeling is. ‘Het gaat nou eenmaal altijd zo’, ‘daar heb ik toch niets mee te maken’ en ‘het zal toch wel meevallen’ is snel gedacht. Het is hierbij dus vooral van belang dat mensen doordrongen raken van het feit dat het niet zozeer uitmaakt hoe zij zelf een bepaalde situatie zien, maar hoe de buitenwereld tegen het verstrekken van een subsidie aan kan kijken.

Door het gesprek aan te gaan, levende voorbeelden te geven en te discussiëren over situaties die zich hebben voorgedaan of kunnen voordoen wordt het onderwerp bij mensen concreet. Zorg voor een open gesprek waarbij men scherp durft te discussiëren met collega’s om de grenzen af te tasten. Mensen gaan hierdoor eerst nadenken voordat zij een bepaalde beslissing nemen over een subsidie of deelnemen aan een subsidiebeoordeling.

Stel duidelijke regels op met elkaar

Creëer duidelijke regels en criteria met elkaar voor wanneer iemand wel of niet deelneemt aan een subsidiebeoordeling. Publiceer dit duidelijk vindbaar voor de buitenwereld en houd je hier ook aan. Als het gaat om indirecte belangen, waarbij al snel sprake is van een glijdende schaal, kan het verstandig zijn om ook je overweging per situatie helder te communiceren.  Voor indirecte belangen is het in ieder geval belangrijk om te beseffen dat de integriteitsbeoordeling bij de persoon in kwestie zelf begint. Wat zijn de overwegingen van de persoon in kwestie? Daarnaast kijk je in ieder geval naar de aard en zwaarte van het persoonlijk belang, de rol die de persoon vervult in het proces en, bij een combinatie van beoordelingen, het aantal zaken waarbij de persoon een (indirect) belang heeft. Daarnaast is het van belang om te kijken of de schijn van betrokkenheid (extra) nadelig kan zijn voor de organisatie.  

Transparantie

Publiceer je regels en handelswijze helder en op een goed vindbare plek. Laat daarnaast iedereen die betrokken is bij de beoordelingen een jaarlijks terugkerende belangenverklaring invullen en maak dit openbaar. Door iedereen helder op te laten schrijven wat eventuele nevenfuncties en financiële belangen zijn en waar eventueel belangen zitten van familieleden of goede vrienden ben je transparant. Daarmee ben je verdenkingen en twijfels een stap voor.

Schakel voor het invullen van zulke belangenverklaringen eventueel een externe partij in. Een externe partij kan onbevooroordeeld naar de situatie kijken. Ook kan een externe partij kritischer doorvragen dan interne medewerkers, die vaak een persoonlijke band hebben met elkaar en zich hier mogelijk minder comfortabel bij voelen.

Sta achter elkaar

Tot slot, bedenk je goed dat belangenverstrengeling ook vaak voortkomt uit maatschappelijke betrokkenheid. En we willen juist bestuurders die maatschappelijk betrokken zijn.

Als je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen en je een heldere en transparante afweging hebt die je naar de buitenwereld kan uitleggen, ben je een heel eind en is het tijd om aan de slag te gaan. Het belangrijkste is dan om voor elkaar en de organisatie te blijven staan als de publieke opinie lijkt te keren.

Blijf helder en transparant, vertrouw op je handelswijze maar wees ook niet bang om deze sámen kritisch tegen het licht te houden.

 

Volgend artikel: P&C cyclus de rol van raad en griffie Of lees meer over Integere overheid artikelen of het thema