Democratie
maak je.

Experts in decentraal bestuur

Thema: Heldere verantwoording

Investeren in de onderzoekscommissie van een raadsonderzoek

De onderzoekscommissie loopt de vergaderkamer uit richting raadszaal. De raadsleden, waaruit de commissie bestaat, hebben zich maandenlang voorbereid op dit moment. Straks beginnen de openbare verhoren die onderdeel zijn van de raadsenquête en binnen wacht een gezelschap van pers, betrokken inwoners en natuurlijk de eerste die verhoord zal worden. In de maanden voorafgaand aan dit moment heeft het onderzoeksteam de feiten en de perspectieven op de feiten verzameld. De vinger is op de zere plek gelegd en de commissie is getraind in het voeren van openbare verhoren. Nu komt alles samen. Het moment dat de juiste vragen gesteld worden, de commissie in regie blijft, de gehoorde een podium krijgt én er publieke verantwoording wordt afgelegd.

Een vreemd fenomeen

Een raadsonderzoek of –enquête is maar een vreemd fenomeen. Er is een situatie ontstaan waarin de gemeente veel geld verloren heeft (of op een andere manier iets aan het publiek heeft uit te leggen) en waarin een politieke strijd oplaait. Tegelijkertijd is het een situatie waarin de politiek eenheid kan tonen in de vraag om ‘de onderste steen boven’ te krijgen. Een onderzoek waarin juist die politieke tegenstanders intensief moeten samenwerken om tot antwoorden en een gedragen handelingsperspectief te komen. Een uiting van het spanningsveld tussen het handelen vanuit de politieke overtuiging en het handelen vanuit de gezamenlijkheid van de raad.

De samenstelling van de onderzoekscommissie

Binnen het gegeven van deze dynamiek is het van belang om te investeren in het team van de onderzoekscommissie. Dat begint met de samenstelling: wie nemen er namens de raad zitting in de commissie? In de praktijk worden hierin verschillende afwegingen gemaakt. Zo kun je kiezen voor een afvaardiging uit elke fractie of een evenredige vertegenwoordiging van coalitie- en oppositiepartijen. Maar niet alleen de balans in politieke kleur is van belang. Ook vaardigheden, kennis en zelfs persoonlijkheden maken het verschil in een onderzoekscommissie. Met het oog op het resultaat en wat er voor nodig is om daar te komen, kunnen de fracties afvaardigen. De secretaris van de commissie – de griffier of raadsadviseur – kan hierin goed ondersteunen.

Het resultaat is een objectief onderzoek dat niet alleen antwoord geeft op de vraag, maar ook een handelingsperspectief biedt. En als je dat ontleedt, zie je in ieder geval de volgende ingrediënten voor de inhoud (kennis en vaardigheden): dossierkennis, kennis van het onderwerp (zoals financiën, bouw of culturele sector), collectief geheugen, onderzoeksvaardigheden en gezamenlijke en gedragen intentie. Geredeneerd vanuit het proces, is tijd het belangrijkste ingrediënt. Een deel van deze ingrediënten kan een extern onderzoeksbureau meebrengen of de commissie in trainen, maar het is goed om hier ook in de samenstelling van de commissie bij stil te staan.

Organiseren van de juiste ondersteuning

Nestors van de raad maken misschien één of twee raadsonderzoeken mee. Maar een gemiddeld raadslid bouwt tijdens zijn zittingsperiode gelukkig niet veel ervaring op met dit zware instrument. Gelukkig, omdat de aanleiding nooit een fijne is. Ongelukkig wellicht, omdat het specifieke vaardigheden vraagt en ervaring een pre kan zijn. Goede ondersteuning is daarom van belang. In eerste instantie wordt die ondersteuning vanuit de griffie georganiseerd. Ook hierin zijn keuzes te maken. Zo kan een commissiegriffier als secretaris goede inhoudelijke ondersteuning bieden en weet de griffier zelf misschien het snelst de lijnen te leggen met het college en de ambtelijke organisatie. Tijd speelt hier een belangrijke rol. Een raadsonderzoek drukt enorm op de griffie. Extra capaciteit inhuren of de taken herverdelen is daarom raadzaam. De griffier zal daarnaast een afweging moeten maken in de mogelijkheid tot het combineren van zijn rol als adviseur voor de gehele raad en als adviseur voor de onderzoekscommissie. Onderdelen van deze afweging zijn de tijdsinvestering en wenselijkheid van de combinatie.

Bedachtzame interventies

Tijdens een raadsonderzoek loopt de onderzoekscommissie een aantal risico’s. De meest voorkomende is het risico op weerstand. Niemand vind het fijn wanneer zijn of haar keuzes, werk of handelen onder het vergrootglas worden gelegd. Wanneer aannames worden gedaan en er een oordeel geveld zal worden. Weerstand kan ontstaan bij de organisatie, het college, externe partijen of bij de raad zelf. Het kan zelfs binnen de onderzoekscommissie aan de orde zijn. Waar de weerstand ook zit, en of het nou functioneel of gegrond is; het leidt tot twijfel over het handelen van de onderzoekscommissie. Bijvoorbeeld over de juistheid van de gekozen inhoudelijke focus, de personen die wel of niet betrokken worden in het onderzoek of de inrichting van het proces. Op deze momenten – en ze zullen er zijn – bepaalt de samenhang in de onderzoekscommissie het succes van het onderzoek.

Teambuilding van A tot Z

Vanaf de voorbereiding op het raadsonderzoek tot na de presentatie en behandeling van het rapport, is teambuilding voor de onderzoekscommissie daarom belangrijk. Het gaat hier niet om een lachworkshop of bier en bitterballen, maar om elkaar regelmatig diep in de ogen kijken. Ruimte creëren om met elkaar het doel van het onderzoek te herhalen, frustraties op tafel te leggen, om elkaar te ondersteunen en vooruit, soms ook te lachen. Want een raadsonderzoek gaat niemand in de koude kleren zitten. Het kost veel tijd en inspanning, bovenop de banen, gezinnen, het raadswerk en andere nevenactiviteiten. De start van een raadsonderzoek verloopt meestal soepel, maar hoe dichter bij het eindresultaat, hoe meer ruimte de politiek krijgt. En ook dat is een goede reden om elkaar bij de les en de hand te houden.

Concreet heb ik hier een aantal voorbeelden van gezien. Een raadsadviseur die ervoor zorgt dat elke (wekelijkse) vergadering begint met een half uur ‘benen op tafel’. Een forse tijdsinvestering die zichzelf dubbel en dwars heeft terugbetaald in een goed functionerende onderzoekscommissie en onderlinge collegialiteit. Het zorgvuldig selecteren van een voorzitter die in staat is om de commissie bij elkaar te houden, knopen durft door te hakken en scherp is op het ‘buiten houden’ van de politiek. Ook het ondersteunen van een mede commissielid tijdens diens optreden, bijvoorbeeld bij een informatiebijeenkomst met de organisatie of een persmoment, versterkt de samenhang in de commissie.

 

 

Volgend artikel: Het lerend vermogen van de raad Of lees meer over Heldere verantwoording artikelen of het thema