Democratie
maak je.

Experts in decentraal bestuur

Thema: Fitte griffie

Een goede griffie is een integere griffie

Het thema integriteit staat binnen het openbaar bestuur hoog op de agenda. Decentrale bestuurders en volksvertegenwoordigers, maar ook ambtenaren functioneren steeds meer in een glazen huis waarin zaken eerder worden uitvergroot dan genuanceerd. Dit leidt steeds vaker tot nieuwe integriteitsdilemma’s. Het onderwerp integriteit komt ook steeds vaker op het bureau van de griffier terecht. Soms zie je het aankomen, soms komt het uit een onverwachte hoek binnen. Ook al zijn er protocollen die de griffier uit de la kan trekken, toch vraagt iedere kwestie improvisatie en maatwerk. Een goede voorbereiding is het halve werk en scheelt veel hoofdbrekens op het moment dat een integriteitskwestie zich aandient.

Openbaar bestuur en integriteit

Integriteit is de manier waarop we handelen, met elkaar omgaan, werken en samenwerken volgens de heersende waarden en normen. Integriteit is een grondhouding, een kwestie van mentaliteit, iets waar je aan kunt werken en waar je in kunt groeien. Voor bestuurders en volksvertegenwoordigers heeft integriteit te maken met de zorgvuldigheid die zij moeten betrachten bij het invullen van hun rol in de democratische rechtsstaat. Dat betekent dat zij de verantwoordelijkheid nemen die met de functie samenhangt en bereid zijn verantwoording af te leggen, aan collega-bestuurders en/of (leden van) de volksvertegenwoordiging en vooral ook aan de burger. Dit bepaalt mede de manier waarop de buitenwereld tegen de politiek en het openbaar bestuur aankijkt.

Het vaststellen van regels en procedures omtrent integriteit is van groot belang, maar dit betekent niet dat de integriteit daarmee ‘geregeld’ is. Het gaat namelijk ook om de onderlinge omgangsvormen. Een respectvolle omgang met burgers en organisaties, tussen politieke ambtsdragers onderling en tussen politieke ambtsdragers en medewerkers, met behoud van eigen politieke inhoud en stijl, is van groot belang. Hiervoor is er een cultuur van openheid nodig waarin men integriteitsdilemma’s kan bespreken en elkaar aanspreekt op gedrag en handelen. Toch bestaat er een groot grijs gebied waarbinnen de scheidslijnen tussen integer en niet integer handelen niet altijd even helder zijn. Integriteit is daarmee deels afhankelijk van de context en situatie.

Integriteit op de griffie

Griffiers en de leden van de griffie zijn, net als alle andere ambtenaren, gehouden aan verschillende regels. Vanzelfsprekend aan de wettelijke regels, maar ook aan de ambtelijke gedragscode integriteit. In deze gedragscode staat beschreven welk gedrag wel en niet passend is voor een ambtenaar. Het overtreden van de regels uit deze normen leidt tot een integriteitsschending. Dat is voor de griffie niet anders dan voor welke ambtenaar dan ook. Maar waarom verdient integriteit dan in het bijzonder de aandacht van griffiers?

De griffier en de leden van de griffie zijn bijzondere ambtenaren: benoemd door de volksvertegenwoordiging. Zij zijn een schakel tussen de politiek en het ambtelijk apparaat. Dat stelt dan ook hoge eisen aan het gedrag van de griffier. Bovendien bekleedt de griffier een publieke functie. De griffier en de commissiegriffier/raadsadviseur zijn zichtbaar voor publiek en pers tijdens openbare vergaderingen en vaak de eerste functionaris waar mensen contact mee hebben als zij de gemeenteraad willen spreken. Juist daarom is het voor de griffie nóg belangrijker om van onbesproken gedrag te zijn.

Op dit moment is er nog geen gedragscode integriteit speciaal voor de griffie. Dat betekent niet dat er geen speciale regels te bedenken zijn waar de leden van de griffie zich aan moeten houden. Het vastleggen van deze regels is lastig, aangezien er nog grote verschillen bestaan tussen griffies over de opvatting wat de juiste invulling van het ambt is.

Beroepsethiek van de griffie

Ieder mens wordt in zijn handelen gestuurd door normen en waarden. Dit zijn algemene principes die wij waardevol vinden. De kernwaarden van de griffie zijn de waarden die op dit moment het beste de beroepsethiek beschrijven. Op basis van de wetgever is dit om de raad en zijn commissies bij de uitoefening van hun taken terzijde te staan (art. 107, eerste lid Gemeentewet). Op de wijze waarop de griffie de raad ter zijde dient te staan, geeft de wetgever geen antwoord. De beroepsethiek van de griffie vindt haar waarde dus in het waarborgen van de democratische rechtsstaat. Doordat het ambt van de griffie relatief jong is, is dit nog niet geheel uitgekristalliseerd.

In de dagelijkse praktijk is de griffie loyaal aan de gemeenteraad. Echter, de volksvertegenwoordiging heeft zelf ook een hogere loyaliteit, die ligt bij de Grondwet en Gemeentewet. De griffie zal op moeten treden, wanneer de volksvertegenwoordiging iets ongrondwettelijks van haar vraagt. Het moet dus duidelijk zijn dat de griffie loyaal is aan de raad, maar een bredere loyaliteit heeft aan de democratische rechtsstaat en de voor het vak daaruit voortvloeiende waarden. De belangrijkste waarde is het waarborgen van democratische besluitvorming. Daarnaast bestaan er ook waarden die meer procedureel van aard zijn, zoals de zuiverheid en zorgvuldigheid van besluitvorming.

Waarborgen van democratische besluitvorming

In Nederland zijn de kernwaarden van de rechtsstaat uitgewerkt in de Grondwet. Nu zal de griffier niet elke dag met de grondrechten bezig zijn. Dat past meer bij het werk van politici. De griffier heeft vooral een signaal- en adviesfunctie richting de gemeenteraad over de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. De griffier ziet veel en kan bijvoorbeeld misbruik van bevoegdheden aankaarten en bespreekbaar maken. Daarnaast maakt de griffier veel keuzes in zijn werk, zowel op praktische als op principiële punten. Hierbij spelen de volgende vijf waarden een belangrijke rol:

Neutraliteit waarborgt dat griffiers geen inhoudelijke partij zijn in het besluitvormingsproces. Ook moeten zij onbevooroordeeld met alle partijen omgaan. Ze kunnen wel meedenken en adviseren, zolang zij dit bij alle partijen doen. Rechtmatigheid is een voorwaarde voor goed functioneren om je aan regels en wettelijke kaders te houden. Rechtmatig handelen staat niet per definitie gelijk aan integer handelen, maar is één van de waarden die hierbij om de hoek komen kijken. Transparantie is gericht op het handelen van griffiers. Zij moeten richting alle betrokkenen openheid geven en verantwoording afleggen. Dienstbaarheid en loyaliteit lijken logisch, maar in de praktijk kunnen deze waarden makkelijk in conflict komen met andere waarden. Zoals het conflicterende belang van de gemeenteraad en het college. Betrouwbaarheid is tenslotte een belangrijke waarde voor griffiers. Zij komen in aanraking met vertrouwelijke informatie en documenten, die niet zomaar gedeeld kunnen worden met anderen.

Handelingskader integriteit

De griffie is dus een ambt met een bijzondere positie tussen de politiek en de ambtelijke organisatie dat geen speciale gedragscode integriteit kent. Het staat iedere griffier vrij om zelf te bepalen hoe hij/zij met integriteitsissues omgaat. Als hulpmiddel kan er een kader ontwikkeld worden waaraan men zich kan vasthouden. Hierin staan dan afspraken over hoe om te gaan met signalen en meldingen. Het is wel belangrijk dat men zich realiseert dat iedere situatie waarin de integriteit mogelijk geschonden wordt, op zichzelf staat. Dit bemoeilijkt het maken van een sluitend stappenplan. Daarom zijn de problemen en oplossingen in een dergelijk kader nooit uitputtend en afhankelijk van de context en situatie. Het is dan ook van belang om hier het gesprek met elkaar over te voeren, wat kan resulteren in een handelingskader integriteit voor de griffie.

Volgend artikel: Ons vertrouwen in politici en bestuurders Of lees meer over Fitte griffie artikelen of het thema