Thema: Fitte griffie

Dienstbaarheid

Wat maakt een goede griffie? Ik zou iets kunnen zeggen over de manier waarop een agenda wordt opgesteld, over het paraat hebben van het Reglement van Orde of over het contact dat de griffie onderhoudt met inwoners. Zo zou ik nog wel even door kunnen gaan. Onder al deze diensten die de griffie levert aan raadsleden ten behoeve van zorgvuldige besluitvorming, ligt een belangrijk fundament. Een houding die moet bestaan ongeacht de aard van het werk dat de griffie vervult. Een streven naar dienstbaarheid. 

Gevraagd en ongevraagd ondersteuning bieden

Als griffie ben je er voor de raadsleden. Het gaat dus niet alleen om een taakstelling die je hebt gekregen, het gaat om wat zij van jou nodig hebben. Je taakstelling is hier onderdeel van: zorg dat de agenda op tijd klaarstaat met de juiste stukken en dat je het Reglement paraat hebt wanneer discussie ontstaat. Dit spreek je van tevoren als griffie en raad met elkaar af. Zorg daarnaast dat je alert bent op wat nodig is, maar niet van je is gevraagd. Vraag je bij elk raadsvoorstel af of de raadsleden genoeg informatie hebben om een besluit te kunnen nemen. Is het antwoord nee, draag hier dan zorg voor.

Ondersteunen kan ook simpel zijn

Sta bovendien open voor verzoeken van raadsleden die buiten je taakstelling vallen. Vaak kan je ze ook dan helpen. Dit kunnen ontzettend simpele verzoeken zijn: of je een paracetamol hebt, want een raadslid heeft hoofdpijn. Dit kunnen ook inhoudelijke vragen zijn: of je kunt uitzoeken hoe het werkt als een raadslid een verzoek wil doen aan een rekenkamer(commissie). In beide gevallen zorg je ervoor dat de raad in staat is om op het juiste moment een weloverwogen beslissing te nemen.

Bouw een vertrouwensband op

Het is belangrijk dat raadsleden weten dat ze bij je terecht kunnen. Maak daarom expliciet dat je klaarstaat om iedere vraag te beantwoorden en straal uit dat je er voor raadsleden bent. Als je raadsleden helpt op het moment dat ze een paracetamol nodig hebben, dan laat je ze weten dat je voor iedere vraag klaarstaat. Je creƫert een vertrouwensband met je raad. Hierdoor is de kans groter dat raadsleden bij je terugkomen met een inhoudelijke vraag en kan je als griffie beter waarborgen dat een gedegen voorbereiding voorafgaat aan besluitvorming.

Het werk van een griffie is niet te vatten in een taakstelling. Een griffie levert gevraagd en ongevraagd diensten die de raad op een specifiek moment nodig heeft om tot zorgvuldige besluitvorming te komen. Het fundament dat hieronder ligt is dienstbaarheid. Hoe meer griffie en raad zich dat realiseren, hoe beter een griffie haar werk kan doen.

Volgend artikel: Over de stadsmuren Of lees meer over Fitte griffie artikelen of het thema