Thema: De allerbeste bestuurders

De Digitale Revolutie

Sinds de coronacrisis in maart 2020 uitbrak en grote bijeenkomsten niet meer toegestaan waren, zat ook de lokale democratie met een probleem. Hoe houd je het democratisch proces overeind en hoe organiseer je commissie- en raadsvergaderingen als de maatregelen dat niet toestaan? Met de behandeling van jaarstukken, perspectiefnota’s en investeringsagenda’s voor de boeg was het geen optie om minstens een halfjaar lang geen enkele vergadering te organiseren. Digitaal vergaderen leek een oplossing, maar was in eerste instantie wettelijk niet toegestaan. Met een zeer vlot uitgeschreven ‘tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming’ werd het begin april gelukkig toch mogelijk om (tijdelijk) digitaal te vergaderen en te stemmen. En zo geschiedde in veel gemeentes.

Na in de media uit verschillende gemeenten de doemverhalen te lezen (‘digitaal vergaderen is maar een dooie boel die tot weinig vorm van debat leidt’) was ik heel benieuwd hoe het in de praktijk zou zijn. Zo kwam ik in mei 2020 binnen bij de gemeente Heerenveen, waar ik de griffie zou ondersteunen bij het proces rond alle digitale commissie- en raadsvergaderingen die gepland stonden. De griffie had het digitale proces in sneltreinvaart geregeld en had inmiddels de eerste online raadsvergadering achter de rug. De collega die alle digitale zaken regelde kreeg het na een enorm drukke eerste vergadering in april, waarbij ze platgebeld werd over haperende verbindingen, eindelijk rustiger en ook de wijze lessen die de griffier en communicatiemedewerker meegaven voor de vergadering werden al opgevolgd: spreek kort maar krachtig om de aandacht niet te laten verslappen, draag representatieve kleding alsof je niet thuis op de bank maar in de vergaderzaal zit, zorg voor de goede camerahoek zodat kijkers niet in je neus kijken en zorg dat de rest van je huishouden niet aan het Netflixen is zodat je een goede internetverbinding hebt. Voor zover was ik onder de indruk.

Tijdens de vergaderingen zat de voorzitter samen met de griffier in de raadszaal. De raadsleden en het college vergaderden achter hun eigen PC vanuit huis of op kantoor. Op die manier zaten alle deelnemers met elkaar in een digitale videovergadering, waarvan een livestream gemaakt werd die op de website van de gemeente te zien was. Via de chatfunctie werd het woord gevraagd en geïnterrumpeerd. Stemmen kon via iBabs.

Omdat je elkaar niet live ziet, vraagt een digitale vergadering om een strakke planning en voorbereiding. Dit was een uitdaging, omdat er in de laatste vergadering voor de zomer veel grote punten op de agenda stonden. Aan mij de schone taak om te zorgen dat raadsleden op tijd hun (technische) vragen indienden, moties en amendementen met steun van fracties doorgaven en aangaven wie het woord zou voeren. Zo kregen de bestuursadviseurs en collegeleden de tijd om een goed antwoord te formuleren, kon de griffier op tijd helpen met het aanscherpen van moties en amendementen en konden we op de griffie een strak draaiboek maken voor de voorzitter en alles netjes in iBabs zetten om de openbaarheid te borgen.

Om alles zo strak te regelen kregen raadsleden af en toe een ontmoedigende hoeveelheid deadlines van mij om de oren. Ze bleven echter optimistisch en vol goede moed om er wat moois van te maken en van een ‘dooie boel’ merkte ik nog weinig. Raadsleden stelden een enorme hoeveelheid aan technische vragen, schreven samen aan moties en amendementen, en als griffie vervingen we het live overleggen tijdens de schorsing van een raadsvergadering voor Whatsapp groepen per motie en amendement. De raad was klaar voor de laatste raadsvergadering voor de zomer: de bespreking van de jaarstukken, perspectiefnota en investeringsagenda.

En hoe was het digitale debat nu in de praktijk? Hoewel raadsleden scherp zijn en elkaar kritisch bevragen is digitaal vergaderen inderdaad niet hetzelfde als live vergaderen. Lichaamstaal speelt gewoon een heel belangrijke rol. Op een klein schermpje zie je amper of raadsleden hun hoofd schudden of aanmoedigend knikken bij een argument. Ook loop je bij een schorsing niet even snel bij een andere partij langs om te overleggen over een motie. Toch was het in de huidige situatie een goede oplossing, waarbij men ook wel degelijk het licht heeft gezien voor vernieuwingen die straks goed van pas kunnen komen als er weer live vergaderd wordt. Iedereen weet nu hoe ze kunnen stemmen via iBabs, zodat de uitslag meteen online te zien is, raadsleden houden hun verhaal kort en bondig om de aandacht vast te houden en er komen creatieve filmpjes om standpunten duidelijk te maken.

Kortom: hopelijk kunnen we in september weer ‘live’ voor het echte vuurwerk, maar de digitale revolutie voor de raadsvergaderingen is ingezet!

Volgend artikel: P&C cyclus de rol van raad en griffie Of lees meer over De allerbeste bestuurders artikelen of het thema