Thema: Fitte griffie

De aanbesteding voor een nieuw RIS; leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker

Eens in de zoveel tijd is het weer zo ver: het contract met de aanbieder van het huidige raadsinformatiesysteem (RIS) loopt af en de griffie mag het contract niet meer verlengen, dus er moet een aanbesteding komen. Meestal gaat deze realisatie gepaard met belletjes van andere leveranciers die willen komen laten zien waar hun systemen toe in staat zijn, wat er allemaal nieuw is en hoe enorm veel beter de griffie, de raad en/of de inwoners van je gemeente af zouden zijn met een nieuw systeem! Vaak lijkt een aanbesteding een lastig en ingewikkeld proces, dat daarom zo lang mogelijk uitgesteld wordt. In deze blog geef ik je enkele tips op basis van wat ik heb geleerd tijdens de vele aanbestedingen waar ik bij betrokken was als business developer bij softwareleveranciers, voordat ik bij Necker kwam werken, en die ik op dit moment zoveel mogelijk gebruik bij de gemeente Epe. Misschien dat dit het proces voor jouw gemeente een stukje makkelijker kan maken.

Begin op tijd

Het is natuurlijk een inkoppertje, maar begin op tijd. Er zal nooit een natuurlijk moment komen waarop het echt goed uitkomt om te beginnen met het opstellen van een Programma van Eisen, maar de deadline nadert wel. Een gemiddelde aanbesteding duurt ongeveer een jaar; vanaf het moment waarop de eerste werkgroepen bij elkaar komen tot de uiteindelijke implementatie, zodat de griffie er volwaardig mee aan de slag kan.

Daarnaast zijn in veel gemeenten veel verschillende groepen mensen die input moeten geven over een nieuw systeem. Het ligt voor de hand om bij raadsleden te informeren wat zij terug willen zien en natuurlijk steek je een licht op bij de ICT-afdeling om te vragen wat zij belangrijk vinden. Maar het is ook belangrijk om bijvoorbeeld de functioneel beheerder van het zakensysteem mee te nemen en de specialist archivering. Inventariseer aan het begin van de aanbestedingsprocedure wie wanneer bij welk onderdeel van het proces betrokken moet worden en zorg dat ze hier tijd voor reserveren in hun agenda.

Maak afspraken met je huidige leverancier

Het is misschien een beetje raar omdat het goed zou kunnen dat je na afloop van de aanbesteding afscheid van elkaar moet nemen, maar maak heldere afspraken met je huidige leverancier. Deel de voorlopige planning van de aanbesteding en bespreek wat de mogelijkheden zijn en wat de kosten zijn bij een eventuele overstap. Vaak weet je huidige leverancier heel goed dat je verplicht bent om aan te besteden en kan die met je meedenken. Misschien loopt je contract tot en met maart, maar past het niet in de planning om dan over te stappen. Bespreek daarom vooraf wat de mogelijkheden zijn zodat je niet meteen vastzit aan een automatische verlenging van een jaar.

Onthoud dat bedrijven veel te winnen hebben bij een goede samenwerking en jou het liefst nog heel lang als klant zien. Dit betekent dat ze doorgaans juist extra moeite zullen doen om jouw gemeente zo goed mogelijk te ondersteunen. Durf daarom vragen te stellen. Je zult zien dat je meer ondersteuning krijgt dan je vooraf gedacht had.

Bedenk wat past bij jouw gemeente

De ene RIS leverancier is de andere niet en ze leggen allemaal de nadruk net even iets anders dan de ander. Dit betekent dat het ene systeem misschien beter bij de gemeente past dan het andere. Neem de tijd je een beetje te verdiepen in de verschillende aanbieders zodat je niet helemaal zonder beeld de aanbestedingsprocedure ingaat.

Zo wil de ene aanbieder de griffie volledig ontzorgen waarbij er aan niets meer gedacht hoeft te worden en alles zoveel mogelijk voor haar gedaan wordt, terwijl de andere aanbieder de griffie juist alle regie wil geven zodat zij zélf aan de knoppen kan zitten. De verschillende invalshoeken zijn niet beter of slechter, maar ze zijn wel wezenlijk anders.

Bewezen techniek tegenover nieuwe ontwikkelingen

“Iedere organisatie is bijzonder, maar niet iedere organisatie is uniek” is een uitspraak die ik veel gehoord heb van programmeurs. Natuurlijk verlopen jouw vergaderingen net iets anders dan bij de buurgemeente, maar wanneer je naar de kern kijkt van de werkzaamheden vallen de verschillen uiteindelijk wel mee. Vaak is het een andere uitleg van hetzelfde principe, toegepast op de mensen die hem uitvoeren of de cultuur van de gemeente. Toch kan het soms voelen alsof de bedrijven die je aanschrijft jouw gemeente in hun mal willen drukken.

Zo werkte ik ooit met een gemeente die twee vergaderingen tegelijkertijd naast elkaar uitgezonden wilde zien op de website van het RIS zodat bezoekers in één oogopslag een indruk konden krijgen van beide vergaderingen. Dit is een mooi idee, maar het was niet standaard en moest speciaal voor hen ontwikkeld worden. Dit betekent een extra investering van geld, maar ook tijd. Software kost tijd om te ontwikkelen en moet goed getest worden. Een proces dat soms maanden kan duren en ook na realisatie vaak nog doorontwikkeld moet worden.

Bedenk daarom vooraf op welke manier jouw gemeente de zaken het liefst net iets anders doet en beslis dan al wat wel en wat niet de investering waard is. Wanneer je kiest samen met een bedrijf iets te ontwikkelen, plan regelmatig voortgangsgesprekken in, stel je dan constructief op en realiseer je dat het bedrijf ook iets nieuws aan het ontdekken is.

Neem een exit-strategie op in de aanbesteding

De aanbesteding is voorbij, er is een keuze gemaakt. Het nieuwe RIS wordt volop gevuld en opeens bedenk je je dat de oude data natuurlijk ook een plek verdient in het systeem. Je belt je oude leverancier, legt het uit en valt vervolgens steil achterover van de kosten die daarmee gepaard gaan. Maar hoe kunnen er kosten verbonden zijn aan het verplaatsen van data die eigendom is van de gemeente?

Dit is niet geheel onlogisch, want je moet je realiseren dat er helaas geen standaard is voor dataoverdracht. Dit betekent dat de oude leverancier de data van enkele jaren aan raadsinformatie op een manier moet aanbieden zodat het in het nieuwe RIS ingelezen kan worden. Of andersom, de nieuwe aanbieder moet extra tijd inruimen om de data te bewerken, zodat het in het nieuwe systeem ingelezen kan worden. Daarnaast moet deze data fysiek naar een andere locatie gebracht worden, omdat het te veel is om het digitaal te doen. Al met al een tijdrovende klus, waar bedrijven begrijpelijkerwijs geld voor rekenen.

Bespreek tijdens de aanbesteding hoe een eventuele overstap in de toekomst eruit zal komen te zien en welke kosten daarmee gepaard gaan. Laat dit vastleggen zodat jouw gemeente in elk geval niet meer voor onverwachte kosten komt te staan.

Een aanbesteding is een kans

Ten slotte een van de belangrijkste dingen die me opgevallen zijn de afgelopen jaren. Naast het gevoel dat een aanbesteding een verplicht en langdurig proces is waar je eigenlijk geen tijd voor hebt, kan het juist ook een mooie kans zijn. Techniek staat niet stil en waarbij nieuwe features als digitaal stemmen jaren geleden experimenteel waren en zich nog moesten bewijzen, is het nu bijna standaard geworden. Daarnaast is het misschien mogelijk dezelfde functionaliteit die je nu hebt te krijgen, maar voor een aantrekkelijkere prijs. Aanbieders doen vaak scherpere aanbiedingen tijdens een officiële aanbesteding dan dat ze anders zouden doen.

Wil je jouw ideeën met me bespreken of loop je ergens tegenaan? Stuur me een bericht of bel me voor advies!

Volgend artikel: P&C cyclus de rol van raad en griffie Of lees meer over Fitte griffie artikelen of het thema