"Papierloos werken biedt veel toegevoegde waarde voor raadsleden" , aldus de griffier van Nijmegen, Tine Mientjes.
Naast andere werkzaamheden op de griffie van Nijmegen begeleidde Peter Joosten het experiment digitalisering raadsstukken, waarbij negen raadsleden en fractieleden met iPads gingen werken. Samen met de afdeling ICT werd de digitale informatiestroom naar de raadsleden vormgegeven, fungeerde de griffie als helpdesk en werden de gebruikerservaringen geëvalueerd. Na een positieve evaluatie besloot de raad door te gaan met de papierloos werken.
Gebruikerswensen centraal
Peter voerde de evaluatie van het experiment uit en was samen met de griffier penvoerder van de raadswerkgroep. Vanuit die functie stelde hij het evaluatierapport op met gebruikerservaringen, financiële aspecten en toekomstscenarios. Hij hield daarbij rekening met de wensen van de raadswerkgroep, de behoeffe van de griffie en de afstemming met de ambtelijke organisatie.
De implementatie van papierloos werken
Meer dan tweederde van de raad besloot papierloos te gaan werken. Samen met de griffier stelde Peter een bruikleenovereenkomst op, perfectioneerde hij samen met de afdeling ICT de digitale verzending en gaf hij trainingen over het gebruik van de iPad. Inmiddels heeft hij diverse griffies geadviseerd over papierloos werken, de inrichting en de gevolgen voor griffie en raad.